1. Marco legal y alcance

Esbot, marca operada por Andrés Felipe Albarracín Barrios, con domicilio en Bogotá, Colombia (en adelante, “Esbot”), actúa como Responsable del tratamiento y expide esta política en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia (artículos 15 y 20), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que las modifiquen o complementen.

Aplica a todos los datos personales que Esbot recolecta y trata a través de sus robots, kioscos interactivos, formularios web, galerías de fotos y demás canales usados en eventos, ferias y activaciones de marca, así como en su relación con clientes, proveedores y visitantes.

2. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. La fotografía o imagen de una persona es un dato personal.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, incluidos los datos biométricos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos.
• Organizador del evento: la empresa o marca que contrata a Esbot para operar el robot o kiosco en su evento, stand o activación.

3. Datos que recolectamos

• Toma de fotografías con el robot: Imagen fotográfica del Titular y de quienes aparezcan con él, número de foto, fecha y hora de captura, e identificación del robot que la tomó.
• Formulario de registro (al escanear el código QR o usar el botón “Regístrate”): Nombre, correo electrónico, número de celular, constancia de autorización (aceptación, fecha y hora) y la foto asociada, si aplica.
• Interacción con el robot: Botones usados, contenidos vistos, respuestas a trivias y tiempos de uso. Estos datos son estadísticos y no identifican al visitante.
• Entrega por WhatsApp (cuando el evento la usa): Número de celular y mensaje que el Titular decida enviar voluntariamente al Organizador del evento.
• Esbot no usa reconocimiento facial, no extrae datos biométricos de las fotografías ni aplica inteligencia artificial para identificar personas. Tampoco solicita número de documento de identidad, edad ni otros datos sensibles.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

1. Tomar, componer con el marco del evento, mostrar en pantalla, imprimir y entregar al Titular su fotografía, ya sea por descarga, código QR, impresión en el stand o WhatsApp.

2. Permitir que el personal del Organizador del evento consulte la galería privada del evento para entregar las fotos a sus dueños.

3. Saludar al Titular por su primer nombre a través del robot, una vez completado el registro.

4. Compartir los datos de registro con el Organizador del evento para que lo contacte en relación con el evento y le envíe información sobre sus productos, servicios, promociones y futuras actividades.

5. Enviar al Titular información comercial y de servicios de Esbot, cuando lo haya autorizado.

6. Elaborar estadísticas e informes de participación del evento, de forma agregada y sin identificar a los Titulares.

7. Atender consultas, reclamos y solicitudes de los Titulares.

8. Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.

Los datos no se venden ni se usan para finalidades distintas a las aquí informadas. Si se requiere una nueva finalidad, se solicitará una nueva autorización.

5. Fotografías e imagen

• Tomarse una foto con el robot es voluntario. El robot solo toma la foto cuando una persona presiona el botón para hacerlo, y antes realiza una cuenta regresiva visible.
• Al usar la función de fotografía, el Titular autoriza la captura de su imagen para las finalidades de los numerales 1 y 2 de la sección 4. Si no desea ser fotografiado, basta con no usar esta función o retirarse del encuadre durante la cuenta regresiva.
• Las fotografías no se publican en redes sociales ni en sitios públicos y no se usan con fines publicitarios sin una autorización adicional y expresa del Titular.
• Las fotos se guardan con nombres aleatorios no adivinables y solo se accede a ellas mediante el enlace de entrega del Titular o la galería privada del Organizador del evento.
• Las fotografías se eliminan automáticamente a los siete (7) días calendario desde su captura, salvo que el Titular las haya descargado previamente en su propio dispositivo.

6. Niñas, niños y adolescentes

Esbot respeta el interés superior y los derechos fundamentales de los menores de edad, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.

• Los menores de edad solo pueden tomarse fotografías con el robot en compañía y con la autorización de su padre, madre o representante legal, quien ejerce sus derechos como Titular.
• El formulario de registro está dirigido exclusivamente a mayores de 18 años, quienes declaran su mayoría de edad al aceptar la autorización. Esbot no verifica la edad de quienes se registran.
• Si Esbot llega a conocer que se registraron datos de un menor de edad sin autorización de su representante legal, por ejemplo por solicitud de su padre, madre o representante, por reporte del personal del evento o porque así se desprenda de la información registrada, suprimirá esos datos y la fotografía asociada dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

7. Autorización

Esbot obtiene la autorización del Titular de manera previa, expresa e informada:

• Para el registro: mediante la casilla de aceptación que el Titular debe marcar antes de enviar sus datos. Sin esta aceptación, el formulario no se envía.
• Para la fotografía: mediante la conducta inequívoca del Titular de presionar el botón de foto y posar ante el robot, conforme al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.

Esbot conserva prueba de la autorización otorgada. El Titular puede solicitar copia de esta prueba en cualquier momento.

8. Derechos de los Titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

c) Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.

d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Esbot.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

g) Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niñas, niños y adolescentes.

Estos derechos pueden ejercerlos el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.

9. Procedimiento para consultas y reclamos

Las peticiones, consultas y reclamos son atendidos directamente por Esbot a través de estos canales:

• Correo electrónico: gerencia@esbot.co
• Dirección: Cl. 159a #21A 39, Bogotá, Colombia
• Teléfono: +573108676490
• Sitio web: https://esbot.co

La solicitud debe incluir: nombre completo del Titular, correo o celular con el que se registró (o número de foto y fecha del evento), descripción de lo solicitado, dirección de respuesta y, si la presenta un tercero, el documento que acredite su representación.

9.1 Consultas

Se atenderán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

9.2 Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria)

• Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que lo complete. Si pasan dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que desistió del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se marcará en la base de datos como “reclamo en trámite” hasta que se resuelva.
• El reclamo se atenderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible hacerlo en ese plazo, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

10. Encargados, transmisión y transferencia de datos

Para prestar sus servicios, Esbot se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como Encargados del tratamiento:

• Supabase Inc.: alojamiento de la base de datos y de las fotografías.
• Cloudflare Inc.: alojamiento del sitio web, de la galería y del formulario de registro.
• Google LLC: registro de estadísticas de uso del robot, sin datos personales.

Esbot usa estos servicios bajo las condiciones generales que cada proveedor ofrece a sus usuarios. Los seleccionó porque esas condiciones incluyen compromisos de seguridad, confidencialidad y protección de datos personales. Estos proveedores pueden almacenar la información en servidores ubicados fuera de Colombia.

Al otorgar su autorización, el Titular autoriza expresamente la transmisión de sus datos a estos proveedores, dentro o fuera de Colombia, únicamente para las finalidades descritas en esta política, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Los datos de registro se comparten con el Organizador del evento en el que el Titular se registró, para las finalidades del numeral 4 de la sección 4. El Organizador del evento actuará como Responsable de los datos que reciba y deberá tratarlos conforme a su propia política de tratamiento de datos y a la ley colombiana.

Cuando el Titular elige recibir su foto por WhatsApp, el mensaje se envía directamente desde su celular al Organizador del evento a través de WhatsApp (Meta Platforms), conforme a las condiciones de ese servicio.

11. Conservación de los datos

• Fotografías: Siete (7) días calendario desde su captura; luego se eliminan automáticamente.
• Datos de registro (nombre, correo, celular): Doce (12) meses desde la fecha del evento, o hasta que el Titular solicite su supresión, lo que ocurra primero.
• Prueba de autorización: Mientras se traten los datos y durante el tiempo necesario para atender obligaciones legales.
• Estadísticas de uso: Se conservan de forma indefinida porque no identifican a personas.

12. Seguridad de la información

Esbot adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluyen: acceso al panel de administración solo para usuarios autorizados con usuario y contraseña, permisos diferenciados por rol, conexiones cifradas (HTTPS), nombres aleatorios para los archivos de fotos y eliminación automática de fotografías.

13. Vigencia y cambios a esta política

Esta política rige a partir del 1 de junio de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas y por los plazos de conservación indicados.

Cualquier cambio sustancial a esta política se informará a los Titulares a través de https://esbot.co antes de su implementación, indicando la fecha de la nueva versión.